こんにちは、不動産キャリア事務局です。
基本的なことですが、実は迷ってしまう方が意外と多い履歴書の提出方法。
最近は紙面ではなく、データで提出を求めてくる企業がほとんどです。
「手書きで履歴書を作成したけど、企業にメールで送るように言われてしまった」
「手元にある履歴書を写真に撮ってメールに添付すればいいの？」
「顔写真を準備したけどデータでどう送ればいいの？」
初歩的なことで周囲に聞きづらい…なんて方もいるのではないでしょうか。
今回の記事を参考に、ぜひスムーズな応募準備をしてください！
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履歴書のデータ作成方法
履歴書や職務経歴書は、手書きではなくデータで作成することをおすすめします。
企業への主流な提出方法がデータであることが1番の理由ですが、求職者側にも
- 内容修正や更新が手軽にできる
- データ保管できるので使い回しができる
などのメリットがあります。
それではデータでの作成方法を3パターンご紹介します。
パソコンで作成する
入力する内容が多い履歴書は、普段から使い慣れていればパソコンで作成することをおすすめします。
その方が一番スムーズで、かつ正確に進めることができます。
作成する際のファイル形式はWordまたはExcelで作成しましょう。
また、インターネットで「履歴書 テンプレート」と検索すると、さまざまな種類が見つかるので、ご自身の経歴に合ったものを選らんで活用してくださいね。
スマホで作成する
自宅にパソコンがなかったり、操作に不安がある方はスマホで作成するといいでしょう。
専用アプリやブラウザサービスなど、履歴書作成ツールがたくさん普及しており、操作方法など特徴がさまざまです。
一時保存できるので、通勤中などの隙間時間に作成することができます。
手書き紙面をスキャンする
手書きしか作成する術がない場合は、作成後にコンビニのコピー機でスキャンしてPDF化する方法があります。
大前提として、綺麗な字で誤字なく記入する必要があるので、作成に少し手間がかかるでしょう。
顔写真をデータで準備する方法
履歴書へ貼り付けるための顔写真をデータでどう準備するかご紹介します。
顔写真データが完成したら、履歴書データへ貼り付けて書類の完成となります！
写真館
写真館では、データ化のサービスがあります。
別料金がかかる可能性がありますが、プロが撮影してくれるので高いクオリティが期待できるでしょう。
事前に問い合わせの上、予約をしていきましょう。
街の証明写真BOX
機種によっては、データ化が可能な証明写真機があります。
写真館とは違い、追加料金などはかからないですし、いたる所に証明写真機が点在しているので利便性の良さがあります。
スマホアプリ
履歴書作成サービス同様、さまざまなツールがありますので自分で撮影しスマホへ保存します。
用途に応じたサイズ調整や背景色の設定、明るさ調整もできます。
加工サービスも多く搭載されていますが、補正しすぎには注意しましょう。
顔写真の原本をスキャンする
すでに撮影済みの紙の写真を持っている場合は、スキャナーを利用してデータ化しましょう。
スキャンした画像を加工ソフトでトリミングすれば、データ化の完成です。
メールで提出する際の注意点
稀に「手元にある履歴書を写真に撮ってメールで送る」という方法をとっている方がいますが、この提出方法は絶対NGです。
受け取った側は非常に見づらく、見栄えも悪いです。
履歴書の完成度が高くてもこの提出方法をしてしまうと、ITリテラシーの部分を懸念に思われてしまうでしょう。
下記のポイントに気を付けて提出を進めてください。
必ずデータをPDF化する
作成した履歴書データは、必ずPDF化したうえでメールに添付しましょう。
ブラウザサービスやパソコンで作成した場合は、最終の保存ファイルをPDFにすることをお忘れなく。
ちなみに、スマホアプリやコンビニスキャンで作成した場合は、既にPDFで完成しているケースがほとんどです。
PDF化せずWordやExcelのままで提出した場合、編集可能な状態なのでトラブルが発生してしまう可能性があります。
また、保存ファイル名にも気配りを配りましょう。
- なんの書類なのか
- 誰のデータなのか
- 提出年月
が記されていたら企業側も扱いやすいでしょう。
【履歴書】山田太郎（20250114）
データに開封パスワードを設定する
セキュリティが気になる場合は、データにパスワードをかけて送りましょう。
履歴書のパスワードは、WordやPDFの機能の他、圧縮ソフトを使って設定することが可能です。
なお、開封するためのパスワードはデータを送ったメールのあとに別送することをおすすめします。
1通目のメール例文
件名：【履歴書のご送付】山田太郎
本文：
〇〇株式会社
採用担当〇〇様
お世話になっております。
〇〇の求人に応募いたしました山田太郎です。
ご依頼いただきました履歴書をお送りいたします。
忙しいところ恐れ入りますがご査収のほどよろしくお願いいたします。
尚、データのパスワードは別送いたしますのでそちらをご確認いただけますでしょうか。
お手数ですが何卒よろしくお願いいたします。
2通目のメール例文
件名：【開封パスワードのお知らせ】山田太郎
本文：
〇〇株式会社
採用担当〇〇様
お世話になっております。
別送で履歴書をお送りしました山田太郎です。
ファイルの開封パスワードをお送りいたします。
パスワード：THU12345678
お手数ですが何卒よろしくお願いいたします。
送信する前に最終チェックをする
送り間違いがあると、再送することで応募先企業に二度手間を掛けさせてしまいます。
さらに、内容によっては情報漏洩などの問題に繋がってしまうこともあります。
そのようなことを避けるためにも、送信前に下記項目をチェックしておきましょう。
- 宛先のメールアドレスは間違っていないか
- 担当者の氏名は間違っていないか
- 添付したデータは正しいか
- 件名や本文に誤字脱字はないか
必ずPDF化した履歴書をメールで提出しよう！
紙面ではなく、データで履歴書の提出を求める企業がほとんどです。
そのため、顔写真もデータ化する必要が出てきます。
「結構大変そう…」
「途中で面倒くさくなって投げ出してしまいそう」
と思った方もいるのではないでしょうか。
意気込んで転職活動を開始したけれど、履歴書や職務経歴書の準備で挫折したという方も実は少なくありません。
ただ、このひと手間があなたの印象を左右することもありますので、しっかり時間をかけて丁寧に進めましょう。
時間が確保できなかったり、こうした作業が苦手な方などは、転職エージェントを活用することをおすすめします。
不動産キャリアAgentでは、今回ご紹介した一連の作業の大部分をサポートします。
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